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Donnerstag, 6. Juli 2017

„Wir haben die richtige Entscheidung getroffen“ oder „Von Einfach-so-Maßnahmen zum strategischen Konzept“ – Ein Interview mit Dr. Ulrich Fiedler, Oberbürgermeister der Stadt Metzingen


Beitrag
Dr. Isabelle Kürschner, Auditorin der berufundfamilie Service GmbH

„Von Einfach-so-Maßnahmen zum strategischen
Konzept“ - Stadtverwaltung Metzingen
positioniert sich als familienbewusster Arbeitgeber
(©Death to Stock)
Herr Dr. Fiedler, Sie haben bei der Stadtverwaltung Metzingen vor drei Jahren das audit berufundfamilie zum ersten Mal durchführen lassen und befinden sich nun in der Re-Auditierung. Warum haben Sie sich damals dafür entschieden, sich als familienbewusster Arbeitgeber zu positionieren?

Bereits seit langem ist nicht nur uns klar, dass durch den demografischen Wandel nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern somit natürlich auch deren Eltern immer mehr altern und dies zunehmend dazu führt, dass Kinder ihre Eltern pflegen. Weiterhin ist gerade bei uns in Metzingen ein Zuwachs an Kindern zu verzeichnen – deren Eltern wiederum diese betreuen. Hinzu kommt eine – auch durch mehrere Studien untersuchte – Tendenz der Menschen, das Privatleben und dessen Ausgestaltung immer mehr zu priorisieren. Dies alles führt dazu, dass das Zusammenspiel zwischen Beruf und Familie auf mehreren Ebenen an Bedeutung gewinnt.

Die Entscheidung ist sowohl aus Fürsorge- als auch aus wirtschaftlicher Sicht gefallen. Zum einen ist es für uns wichtig, dass wir zufriedene MitarbeiterInnen bei uns haben, die sich hier wohlfühlen und nicht dauerhaft Sorgen haben müssen, wie sie ihre Arbeit verrichten sollen und dabei das Privatleben nicht koordinieren können. Wenn wir es schaffen, diese Mitarbeiter zu unterstützen und deren jeweils einzigartige Struktur der privaten Lebensumstände in unser Berufsumfeld zu integrieren, dann haben wir mehrfach gewonnen. Motiviertere, weniger gestresste und damit insgesamt auch gesündere MitarbeiterInnen bringen uns bessere Ergebnisse, weniger Fehler und Ausfälle, was unsere MitarbeiterInnen selbst wiederum motiviert.

Zum anderen ist der Arbeitsmarkt immer mehr umkämpft – auch wir haben die schwierige Situation, dass, je spezieller zugeschnitten der Berufszweig ist, umso schwieriger das Finden von für die Stelle passenden Bewerbern ist. Durch eine Zertifizierung wird der Grad der Außenwirkung und eine Möglichkeit der Bekanntmachung deutlich erhöht und somit uns ein Wettbewerbsvorteil verschafft, so dass die gut qualifizierten BewerberInnen sich bei uns melden und wir diese in unser Team integrieren können.

Spielt Familienbewusstsein heute wirklich eine so große Rolle für die Beschäftigten und potentiellen Bewerber?

Wie ich schon gerade angedeutet habe, unsere Erfahrungen zeigen, dass das Privatleben in all seinen Facetten weit in das Berufsleben hineinstrahlt. Aber auch Studien sagen immer mehr aus, dass für die Menschen am Arbeitsmarkt die private Komponente immer bedeutender wird. Bewerbergespräche und auch Erfahrungen mit unseren MitarbeiterInnen zeigen uns, dass das Thema Karriere immer mehr hintenangestellt wird oder auch finanzielle Einbußen in Kauf genommen werden, wenn dadurch das Privatleben zu sehr eingeschränkt wird. Wir sind der Meinung, dass der Einfluss des Privatlebens nicht unbedingt einen Nachteil in der Karriere bedeuten muss – auch die Finanzen müssen hier nicht zwangsläufig leiden. Wenn man sich diesen Faktor bewusst macht, kann man ihm begegnen und damit in seiner Organisation planen.

Solange es positive Ereignisse sind, profitieren wir natürlich auch, diese müssen wir nicht auffangen, da positive Lebensereignisse in alle Richtungen ausstrahlen und positiv wirken.
Was ist jedoch mit den Lebensereignissen, die belastend sind oder Menschen einschränken? Wir können diese zwar nicht direkt beeinflussen, aber wir können die berufliche Seite in verschiedenen Bereichen so flexibel gestalten, dass zwar unser Arbeitsablauf weiter funktioniert, unsere MitarbeiterInnen diesen jedoch mit ihrem privaten Ereignissen so verweben können, dass beide Seiten harmonisch miteinander ablaufen. Somit belasten wir uns nicht übermäßig, entlasten unsere MitarbeiterInnen aber deutlich, da sie hier Unterstützung erfahren. Dieses wiederum spiegelt sich positiv auf uns zurück – und die positiven Auswirkungen – wie eingangs gesagt, helfen uns, die nehmen wir gern mit.

Sie hätten ja auch „einfach so“ Maßnahmen ergreifen können – warum haben Sie sich für dieses strukturierte Vorgehen mit konkreten Zielen und Maßnahmen entschieden?

Diese „Einfach-so“-Maßnahmen ergreifen wir bereits an vielen Stellen – das auch schon länger. Immer dann, wenn eine Situation vereinzelt oder unerwartet auftritt, handeln wir „einfach so“. Wir versuchen verschiedene Möglichkeiten umzusetzen, die unseren MitarbeiterInnen helfen, ihren Beruf und ihre Familie in Einklang zu bringen. Dadurch können wir Engpässe für unsere Beschäftigten bereinigen oder sie unterstützen, so dass sie sich im Anschluss wieder voll oder auch währenddessen mehr auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Wenn allerdings immer wieder an bestimmten Stellen die gleichen Fragen kommen oder wir auch schon im Vorfeld erkennen, dass Handlungsbedarf in der Breite besteht, dann reicht es auf Dauer nicht, dass Maßnahmen „einfach so“ angeboten werden. Dann muss ein strategisches Konzept geschaffen werden, dass dafür sorgt, dass Maßnahmen grundsätzlich, mit geregelten gleichen Chancen für alle Möglichkeiten schaffen. Möglichst sollen schon Verhältnisse geschaffen werden, die diese „Einfach-so“-Maßnahmen von vornherein unnötig machen. Die Vereinbarung von konkreten Zielen und Maßnahmen schafft so eine Grundlage. Gleichzeitig binden wir uns selbst an unsere eigenen Vorgaben und sorgen so dafür, dass im Wind des Alltags die kleinen Dinge nicht einfach verloren gehen und wir dann doch wieder „einfach so“ handeln.

Nun haben Sie ja in den letzten drei Jahren schon einiges unternommen. Was haben Sie sich für die Zukunft vorgenommen? Warum finden Sie es so wichtig weiter zu machen?

Zunächst haben wir uns vorgenommen, die Re-Auditierung durchzuführen. Wir werden sehen, was unsere MitarbeiterInnen in dem Workshop an Ideen entwickeln, die uns die nächsten drei Jahre auf Trab halten werden.

Dazu haben wir natürlich schon Ziele, die wir auf jeden Fall mit vorantreiben wollen.
Eines hiervon ist die Umsetzung unserer neuen Arbeitszeitregelung, die eine erhöhte Flexibilität und gleichzeitig eine klare Grundlage für Überstundenregelungen für unsere MA schaffen soll. Folgend hieraus wird derzeit schon die Schaffung eines Langzeitarbeitszeitkontos geprüft – wichtig sind hier eben die Störfälle – was passiert, wenn gesammelte Stunden nicht mehr eingefordert werden können? Das Thema ist in höchstem Maße komplex und wird bis ins Detail erarbeitet, so dass die erwirtschafteten Stunden unserer MitarbeiterInnen auf rechtlich einwandfreien Füßen stehen.

Da sich die Entwicklung zu älter werdenden und mit uns zusammenlebenden Mitmenschen und die Tendenz zur Bewusstmachung des Privatlebens gegenüber dem Berufsleben so schnell nicht ändern wird, bleibt auch die Bedeutung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie gegeben. Im Gegenteil, je mehr das Privatleben an Bedeutung gewinnt, umso mehr müssen wir uns als Arbeitgeber unseren MitarbeiterInnen und auch dem Arbeitsmarkt gegenüber positionieren. Diejenigen, die das vergessen oder schlicht nicht beachten, werden immer größere Schwierigkeiten bekommen, ihre beste Ressource – ihre MitarbeiterInnen – zu halten und zu fördern.

Verträgt sich so viel Familienfreundlichkeit überhaupt noch mit einem effizienten Arbeitsablauf?

Die Frage ist m.E. falsch herum gestellt. Durch den Aspekt der Familienfreundlichkeit steigt die Effizienz bei der Arbeit. Die MitarbeiterInnen fühlen sich in der persönlichen Ausgestaltung ihres Arbeitsumfeldes wahrgenommen und sind insgesamt motivierter und erbringen damit mehr Leistung. Das zeigt sich in einem insgesamt harmonischen Betriebsklima und relativ geringen Fluktuationen und Krankenständen.

Fairerweise muss dabei gesagt werden, dass natürlich eine gewisse Menge an Organisationsarbeit dahinter steckt. Diese zu investieren lohnt sich m.E. langfristig aber auf jeden Fall. Jede(r) MitarbeiterIn, der/die weniger ausfällt, der/die uns bis zum Ende des Berufslebens erhalten bleibt und der/ die hochmotiviert seine/ ihre Arbeit verrichtet, bestätigt uns in dieser Investition und spielt sie uns um ein Vielfaches wieder ein. Die Effizienz im gesamten Ablauf wird m.E. eher gesteigert – wenn auch etwas anders ablaufend, als bisher. Die Frage ist letztlich also nicht, ob es sich verträgt – der eigentliche Unterschied zu vorher ist nicht die Verträglichkeit, sondern nur die Art und Weise des Arbeitsablaufs, der mit ein bisschen Organisation auf jeden Fall funktioniert.

Welche Maßnahmen, die Sie eingeführt haben, werden denn besonders gerne in Anspruch genommen?

Derzeit nutzen 29 MitarbeiterInnen das Home-Office – und damit verbunden die erhöhte Flexibilität in der Ausgestaltung der Arbeitszeit. Auch jegliche Gesundheitsangebote – insbesondere alles ums Thema Essen und der Gesundheitstag – sind gefragt. Und Teilzeit ist beliebt. Laut dem letzten AOK-Bericht haben wir anteilig die meisten Teilzeitstellen in Baden-Württemberg – rund sind es derzeit.

Gibt es auch Dinge, die weniger gut gelaufen sind? Die Sie in Zukunft anders machen wollen?

Einer der wichtigsten Bausteine, die immer wieder auffallen und die in nahezu jedem System einer der wichtigen Punkte darstellt, macht bei genauem Hinsehen auch hier auf sich aufmerksam: Kommunikation. Obwohl wir diesen Faktor in der vergangenen Zertifizierung bereits intensiv im Fokus hatten, macht es sich sofort bemerkbar, wenn über einzelne Themen nicht genügend informiert wird. Wir werden also in der erneuten Zertifizierung noch mehr Augenmerk auf diesen Teil legen und die Informationsbreite und -tiefe noch mehr verstärken. Ich denke, dass hier auch gar nicht genug eingewirkt werden kann.

Natürlich gibt es auch Themen, die wir gern schneller bearbeitet hätten, bei denen es allerdings entweder durch andere Aufgaben einfach zu knapp wurde, oder die uns in ihrer Komplexität etwas überrascht haben. Hier können wir jedoch nur dranbleiben – ändern wird schwierig, da wir nicht wissen, welche Aufgaben morgen warten. Das sollte allerdings unser Hauptziel sein: dranbleiben am Thema und von hier aus nicht mehr zurück. Die Vereinbarkeit war ein Schritt in die richtige Richtung, davon bin ich überzeugt – daher werden hier noch viele weitere folgen.

Würde ich wirklich etwas anders machen wollen? Nein, wir haben die richtige Entscheidung getroffen.






Dr. Ulrich Fiedler, Oberbürgermeister
der Stadt Metzingen
(Quelle: www.metzingen.de)
Dr. Ulrich Fiedler ist seit 2009 Oberbürgermeister der Stadt Metzingen. Er ist verheiratet und Vater von vier Kindern. Der promovierte Jurist ist Dienstherr der Stadtverwaltung Metzingen, die mit ihren ca. 550 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer der größten Arbeitgeber in Metzingen ist. Um die vielen Aufgaben und Projekte, die in der Stadt Metzingen anstehen, erfolgreich zu meistern, arbeiten in dem interdisziplinären Team Verwaltungsfachleute, Ingenieurinnen und Ingenieure, Architektinnen und Architekten, pädagogische Fachkräfte, Kolleginnen und Kollegen mit einer Ausbildung im Handwerk und viele mehr zusammen. Um ihre Arbeitgeberattraktivität nachhaltig zu stärken durchlief die Stadt Metzingen 2014 zum ersten Mal erfolgreich das audit berufundfamilie. In diesem Jahr wurde die Stadt Metzingen zum zweiten Mal zertifiziert.







Dr. Isabelle Kürschner, Auditorin
der berufundfamilie Service GmbH
(©privat)
Dr. Isabelle Kürschner beschäftigt sich seit Jahren in Wissenschaft und Praxis mit der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Als Auditorin der berufundfamilie Service GmbH arbeitet sie eng mit Arbeitgebern zusammen, die sich erfolgreich für die Zukunft aufstellen und dabei Arbeitsbedingungen schaffen, unter denen Beschäftigte bereit sind, ihr Bestes zu geben. Darüber hinaus ist sie bei Unternehmen und auf Konferenzen als Vortragsrednerin gefragt zu Themen wie Führungs-und Organisationskultur, die Zukunft der Arbeitswelt, Vielfalt und Diversity sowie Work-Life-Balance. Vor ihrer Selbständigkeit war die Politikwissenschaftlerin in der Politikberatung sowie am Lehrstuhl für Strategie und Organisation der Technischen Universität München tätig.

Mittwoch, 8. Februar 2017

Von Frühstücksdirektoren und trojanischen Pferden



Beitrag
Dr. Stefan Birk, Auditor der berufundfamilie Service GmbH

Schock für viele Führungskräfte: Es ist Mittwoch später Vormittag und keiner der Untergebenen ist da. Zum Führen fehlen die Mitarbeiter und an Meetings ist auch nicht zu denken. Es kommt zum Äußersten: Die Führungskraft muss inhaltlich arbeiten! Ein Szenario, das hartgesottene Manager schon nervös machen kann.


Gesprächsbedarf und keiner mehr da? 
Flexibilisierung weicht Präsenzpflicht auf
(©berufundfamilie Service GmbH, Marcel Coker)
Kürzlich beschwerte sich der Abteilungsleiter einer großen Stiftung, dass seine Mitarbeiter nie persönlich anwesend sind (wenn er zufällig mal da ist und sie im Office sucht)? Da ist er nun nach vielen harten Jahren auf der Arbeitsebene die Karriereleiter heraufgefallen und könnte endlich mal Leute managen. Und jetzt ist keiner mehr da!

Die Antwort des Managers auf die Frage nach dem Grund für die gähnende Leere war ebenso verblüffend wie einleuchtend: Man sei (gerade als politische Stiftung) eben sehr weit gekommen mit dem Familienbewusstsein. Und das merke man eben jetzt, da eine Vielzahl von Mitarbeitern/innen die Möglichkeiten der Flexibilisierung nutze. Und nein, ehrlicherweise könne man nicht sagen, dass dadurch die Ergebnisse der Mitarbeiter schlechter würden. Es sei eben nur schwerer für ihn selbst geworden.

Arbeit der Zukunft durch die Hintertür

Da stecken jetzt zwei interessante Themen drin. Einerseits haben Unternehmen, die sich auf das Thema Familienbewusstsein einlassen (und sich möglicherweise sogar offiziell zertifizieren lassen), einen großen Schritt in Richtung #newwork oder Arbeit der Zukunft gemacht. Und das ohne es explizit auf der Agenda zu haben. Man könnte also davon sprechen, dass diese Unternehmen mit den familienbewussten Maßnahmen ein „Trojanisches Pferd“ in ihre Organisationen hineingeschoben haben, aus dem dann in der Folge eine Idee zur Flexibilisierung nach der anderen heraussteigt. Das führt nicht selten zu einer starken Aufweichung der Präsenzpflicht, zu modernen Arbeitszeitregelungen und einer Reihe anderer Formen der Flexibilisierung.

Aber nicht nur die sichtbaren Veränderungen sind relevant, es tut sich auch etwas unter der Oberfläche der Organisationen. Es ändert sich nämlich dadurch auch die Arbeitskultur. Ist es erst einmal anerkannt, dass man zugunsten der Familie Auszeiten nehmen oder seine/ihre Arbeitszeit anpassen kann und erleben gleichzeitig alle, dass das nicht unmittelbar zum Untergang der Organisation führt, dann ist man in einem neuen „Arbeits-Paradigma“ angekommen.

Statussymbole sind gefährdet

Das zweite interessante Thema hat damit zu tun, dass es für das Management schwerer geworden ist. So mancher Abteilungsleiter wird sich heute wohl oft wie ein „Frühstücksdirektor“ fühlen. Die älteren unter uns wissen was gemeint ist: In jedem Unternehmen gab es früher Leute, die zwar hierarchisch relativ weit oben angekommen waren, aber aus irgendeinem Grund in Ungnade gefallen waren. Untrügliches Kennzeichen: sie hatten keine ihnen disziplinarisch unterstellten Mitarbeiter mehr. Der Grad der Relevanz war (und ist es heute noch vielfach) ablesbar an der Anzahl der Mitarbeiter über deren Zeit und Aufgaben man bestimmen kann (und denen man Urlaubsgenehmigungen unterschreiben muss, wenn sie nicht im Büro sein wollen). Wer jemals einem Frühstücksdirektor begegnet ist, versteht, dass man vor den Kollegen nicht als solcher dastehen möchte. Wenn sich mit den organisatorischen Maßnahmen die Kultur nicht weiterentwickelt, sieht man also aus wie ein Verlierer.

Fazit: Gesamtheitliche Sicht ist nötig!

In Unternehmen, die durch familienbewusste Maßnahmen die Arbeitsformen weiterentwickeln, muss sich nicht automatisch die Führungskultur mitentwickeln. Tut sie das nicht, kommt es zwangsläufig zu Spannungen. Und diese bergen durchaus die Gefahr, dass sich die Leistungen der Organisation verschlechtern. Es ist also unumgänglich in Unternehmen auch an Führungskultur, -struktur und -prozessen zu arbeiten. Man muss also eine gesamtheitliche Sichtweise einnehmen. Und das ist sicherlich weitaus schwieriger als einzelne, isolierte Maßnahmen zum Familienbewusstsein auf den Weg zu bringen.




(©privat)

Dr. Stefan Birk ist Experte für die Vereinbarkeit von Erwerbs- und Privatleben und als Auditor für die berufundfamilie Service GmbH in Mecklenburg-Vorpommern aktiv. Er beschäftigt sich auch wissenschaftlich mit der „Arbeit der Zukunft“ im Rahmen seiner Tätigkeit als Vorstand des ifaz – Institut für Arbeitsdesign und Zukunftstechnologien e.V.. Er ist verheiratet und hat drei Kinder.